Le management des communications du projet comprend les processus requis pour assurer, en temps voulu et de façon appropriée, la création, la collecte, la diffusion, le stockage, la récupération et le traitement final des informations du projet. Les chefs de projet passent la plus grande partie de leur temps à communiquer avec les membres de l’équipe et d’autres parties prenantes du projet, qu’elles soient internes (à tous les niveaux organisationnels) ou externes à l’organisation. Une communication efficace crée un pont entre les différentes parties prenantes concernées par le projet, en mettant en relation diverses situations culturelles et organisationnelles, différents niveaux d’expertise, des perspectives et des intérêts variés dans l’exécution du projet ou son résultat.

La figure 10-1 donne une vue d’ensemble des processus de management des communications du projet. Ces processus sont les suivants :

10.1 Identifier les parties prenantes - C’est le processus qui consiste à identifier toutes les personnes ou organisations concernées par le projet, et à documenter les informations pertinentes à leurs intérêts, leur implication et leur impact sur le succès du projet.

10.2 Planifier les communications - C’est le processus qui consiste à déterminer les besoins en information des parties prenantes du projet et à définir une approche pour les communications.

10.3 Diffuser les informations - C’est le processus qui consiste à mettre les informations nécessaires à la disposition des parties prenantes du projet, comme planifié.

10.4 Gérer les attentes des parties prenantes - C’est le processus qui consiste à communiquer avec les parties prenantes, et à travailler avec elles pour répondre à leurs besoins et aborder les problèmes majeurs lorsqu’ils se posent.

10.5 Rendre compte de la performance - C’est le processus qui consiste à collecter et à distribuer les informations relatives à la performance, ce qui inclut les rapports d’état, les mesures d’avancement et les prévisions.

Figure 10-1. Vue d’ensemble du management des communications du projet

Ces processus interagissent entre eux et avec les processus des autres domaines de connaissance. Chaque processus est exécuté au moins une fois au cours de chaque projet et dans une ou plusieurs de ses phases si celui-ci est découpé en phases. Bien que les processus soient présentés ici comme des composants distincts ayant des interfaces clairement définies, dans la pratique ils se chevauchent et interagissent selon des modalités qui ne sont pas détaillées ici.

Les activités de communication peuvent revêtir de nombreux aspects, y compris ceux qui suivent :

• interne (au sein du projet) et externe (client, autres projets, médias, public),

• formel (rapports, mémos, instructions) et informel (courriels, discussions ad hoc),

• vertical (plus haut et plus bas dans l’organisation) et horizontal (entre pairs),

• officiel (bulletins d’information, rapport annuel) et officieux (communications officieuses),

• écrit et oral, et

• verbal et non verbal (inflexions vocales, gestuelle).

La plupart des compétences en communication sont partagées entre le management général et le management de projet, et comprennent, entre autres :

• l’écoute active et efficace,

• l’interrogation, l’exploration des idées et des situations afin d’assurer une meilleure compréhension,

• la formation pour renforcer les connaissances de l’équipe de sorte qu’elle puisse être plus efficace,

• la recherche factuelle pour identifier ou confirmer des informations,

• l’identification et la gestion des attentes,

• la persuasion d’une personne ou d’une organisation pour mener à bien une action,

• la négociation pour parvenir mutuellement à des accords acceptables entre les parties,

• la résolution des conflits pour prévenir des impacts perturbateurs, et

• le résumé, la récapitulation et l’identification des prochaines étapes.