Dans de nombreux cas, les chefs de projets n’utilisent pas le journal des problèmes majeurs pour identifier et localiser les vrais problèmes majeurs. Beaucoup de questions sont classées comme des problèmes majeurs alors qu’il s’agit, en réalité, de risques (problèmes potentiels) ou tout simplement d’éléments de suivi. Les éléments de suivi sont des activités qui doivent retenir l'attention pendant un certain temps. Elles peuvent ne pas impliquer de problèmes pour le projet. Si vous constatez que votre journal des problèmes majeurs contient des douzaines d’éléments de ce genre, c’est que vous suivez probablement un grand nombre de ces éléments. Puisque les problèmes majeurs sont de gros problèmes, il ne devrait pas y en avoir beaucoup au même moment. Pour plus d'informations sur les éléments de suivi, prenez connaissance du paragraphe 3.2.1 Éléments de suivi.

Demandez aux membres de l’équipe d’identifier les problèmes et les solutions
Les problèmes majeurs peuvent être signalés par des membres de l’équipe, des clients ou n’importe quelle partie prenante du projet. C’est une bonne habitude que d'encourager les gens à participer à l'identification des solutions en même temps que les problèmes majeurs. Quand un membre de l’équipe identifie un problème majeur potentiel, demandez-lui de fournir une ou plusieurs solutions possibles. Ce processus aidera à responsabiliser les membres de l’équipe, mais également à déterminer les lignes de conduite possibles. En fait, si un membre de l’équipe propose une ou plusieurs solutions viables, le problème pourra être résolu avec l'aide du chef de projet et n'atteindra pas du tout le niveau de problème majeur.

Divisez les très gros problèmes en problèmes plus petits

Si un gros problème majeur semble difficilement résolu de manière satisfaisante, divisez-le en une suite logique de sous-problèmes majeurs. Dans de nombreux cas, la résolution d'un premier sous-problème majeur facilitera la solution pour le reste du problème majeur. Sinon, cela permet au moins aux gens de comprendre les différentes composantes du problème majeur, qui pourraient ainsi être abordées et résolues au cas par cas.
Cherchez la cause commune si vous rencontrez beaucoup de problèmes majeurs en peu de temps
Parfois, vous pouvez rencontrer un certain nombre de problèmes majeurs en un court laps de temps. Si cela arrive dans votre projet, regardez voir si certains de ces problèmes sont reliés. Si oui, essayez de résoudre le problème qui ressemble le plus à une cause profonde. La résolution de ce problème majeur permettra d’en résoudre d'autres.
Si les problèmes majeurs semblent indépendants les uns des autres, essayez de résoudre en priorité ceux qui ont l'impact le plus négatif sur le projet.