Un problème majeur est défini en tant que problème qui entravera le progrès du projet et qui ne peut pas être totalement résolu par l'équipe projet. Cette définition démontre que les problèmes majeurs doivent être pris en main rapidement. Si un problème est effectivement classé en tant que problème majeur, le chef de projet doit prendre la responsabilité de le résoudre. Le chef de projet prévoira, toutes les semaines, dans l'échéancier du projet, une activité pour suivre les problèmes majeurs soulevés, et s’assurer qu’ils sont résolus rapidement.

Dans la même logique, si le problème majeur se pose depuis un certain temps, vous devriez y regarder de plus près, afin de vérifier s’il s’agit réellement d’un problème majeur. Il s’agit peut-être d’un problème potentiel (risque) ou d’un élément de suivi qui peut être résolu plus tard. Les problèmes majeurs doivent, étant donné leur nature, être réglés de manière urgente.

Parfois, vous devez choisir parmi de mauvaises alternatives

Après avoir passé en revue le processus et les techniques pour la gestion des problèmes majeurs, vous pensez peut-être que vous pouvez résoudre chaque problème, si seulement vous êtes en possession de la technique appropriée. En fait, vous pouvez rencontrer quelques problèmes majeurs pour lesquels il n’existe aucune solution claire et précise. Il est difficile, dans certains cas, de déterminer toutes les bonnes options pour la résolution d’un problème. D'autres fois, on peut se trouver face à des problèmes majeurs qu’il est difficile de résoudre, non pas en raison d’un manque d'options, mais en raison de la difficulté d'obtenir l'approbation d’une méthode de résolution parmi un certain nombre d'alternatives. Dans d'autres cas, vous pouvez avoir des options qui ne sont pas optimales, et la résolution finale sera celle qui s'avèrera être la moins déplaisante.

Comme exemple de ce dilemme, prenons un problème majeur qui implique la politique interne. Généralement, quand un problème commence à concerner la politique interne, vous constatez que sa résolution est difficile, parce que le processus décisionnel nécessite plus qu'un simple examen des faits. En fait, quand un problème devient politique, une résolution, qui est loin d'être réellement optimale pour l’équipe du projet, peut être approuvée. Cependant, cette solution imparfaite peut être préférable à l'impasse ou à la perspective de voir approuver une alternative encore plus mauvaise.

Dans ces situations, essayez de faire comprendre aux personnes chargées de l’approbation qu'un retard dans le choix de la solution ne la rend pas, généralement, plus appréciable. Le chef de projet devrait tâcher d’obtenir une solution aussi rapidement que possible, de sorte que le projet puisse avancer.

Si le problème majeur est politique, le chef de projet devra, généralement, compter fortement sur le commanditaire et les autres parties prenantes pour l’aider à le résoudre.

Indiquez quand des membres de l’équipe peuvent prendre des décisions
Après avoir souligné l'importance de porter les problèmes majeurs éventuels et les modifications potentielles du contenu à la connaissance du chef de projet, certains membres de l’équipe peuvent avoir le sentiment qu'ils n'ont la capacité de ne prendre aucune décision. Vous ne voulez certainement pas donner cette impression. En tant que chef de projet, vous avez besoin d’encourager le personnel à accepter des responsabilités et à prendre des décisions lorsqu'il le faut. Cela peut aider l'équipe à fonctionner plus efficacement, et permet aux individus de mûrir professionnellement.

En tant que chef de projet, vous avez besoin que les membres de votre équipe gèrent les problèmes du quotidien et qu’ils ne vous les soumettent qu’exceptionnellement. En même temps, vous résolvez autant de problèmes que vous pouvez, et ne soumettez que les vrais problèmes majeurs au commanditaire, pour lui demander de l'aide. En général, les membres de l’équipe doivent se poser quelques questions clés avant de décider s’ils ont besoin d'aide ou s’ils peuvent prendre par eux-mêmes une décision.

• Y a-t-il un impact sur l'effort de travail, la durée ou le coût? Si oui, le chef de projet doit être impliqué.

• La décision exige-t-elle de sortir du contenu ou de dévier par rapport aux spécifications précédemment convenues? Si oui, le chef de projet doit être impliqué.

• La décision est-elle politiquement sensible? Si oui, le chef de projet doit être impliqué.

• La décision exige-t-elle que vous ne teniez pas un engagement pris précédemment? Si oui, le chef de projet doit être impliqué.

• La décision expose-t-elle le projet à de nouveaux risques? Si oui, le chef de projet doit être impliqué.

Si ces conditions ne sont pas réunies, les membres de l’équipe peuvent alors prendre une décision. Il peut sembler qu’il n’en reste aucune à prendre. En fait, la plupart des décisions qui doivent être prises au quotidien ne réunissent pas ces critères, et peuvent être prises par l'équipe ou les différents membres de l’équipe.

Terminologie de management de projet