8. Chef de projet - Planifier et gérer la documentation.
Les grands projets peuvent susciter une grande quantité de documentation. Celle-ci peut alors échapper au contrôle au point que les informations s’éparpillent et deviennent difficiles à trouver et à organiser. Le processus de gestion de la documentation devient plus facile si le chef de projet planifie la forme des documents, les emplacements où ils seront stockés et la manière dont ils seront contrôlés.

Lors de tout le cycle de vie du projet

9. Chef de projet - Exécuter le plan de management des communications.
Le plan de management des communications établit la liste des parties prenantes, détermine leurs besoins en matière de communication, le rythme de celle-ci, les meilleurs canaux, etc. Le chef de projet doit exécuter le plan de management des communications, pour le traduire dans la réalité. Cela inclut également le fait de répondre aux demandes ponctuelles d’information.

10. Chef de projet, membres de l’équipe, client - Planifier et assister aux réunions de revue du projet.
L'équipe devrait tenir des réunions de revue du projet à un rythme hebdomadaire ou bihebdomadaire. Si le chef de projet le désire, il peut organiser une réunion de revue du projet pour l’équipe de projet et une réunion séparée avec le client. Il doit y avoir un ordre du jour standard pour les réunions et celles-ci ne doivent pas durer plus d’une heure. En général, le but de ces réunions est d’informer l’équipe sur la situation, et non de résoudre des problèmes.

11. Chef de projet - Élaborer des rapports d’avancement destinés au commanditaire et aux parties prenantes.
Le chef de projet envoie le rapport d’avancement du projet à toutes les parties prenantes, toutes les deux semaines ou une fois par mois. En fonction du cycle d’établissement des rapports financiers de l’institution, le rapport d’avancement du projet peut aussi comporter un rapport financier.

12. Membres de l’équipe - Élaborer le rapport d’avancement pour le chef de projet.
Les membres de l’équipe de projet doivent envoyer un rapport d'avancement hebdomadaire ou bihebdomadaire au chef de projet, détaillant leurs progrès pendant la période couverte par le rapport. Ces informations sont fournies par le chef de projet afin de mettre à jour chaque activité assignée par l'échéancier du projet. Ce rapport est un complément de la réunion de revue du projet. Si le chef de projet est au courant des détails de la situation en cours concernant chaque membre de l’équipe, le rapport d’avancement peut ne pas être demandé. Cela peut être le cas si le chef de projet, en plus de ses fonctions en tant que chef de projet, est aussi engagé directement dans l’élaboration des livrables du projet.

On peut coordonner les rapports d’avancement avec les réunions de revue du projet de la manière suivante : l’équipe soumet ses rapports d’avancement au chef de projet le dernier jour ouvrable de la semaine. Ce dernier met à jour l’échéancier et le budget le premier jour ouvrable de la semaine suivante et envoie son rapport d’avancement au commanditaire et aux parties prenantes le jour même. Le chef de projet et l’équipe tiennent une réunion de revue du projet le second jour ouvrable de la semaine pour examiner la situation du projet et assigner du travail. Cette séquence permet au chef de projet d’être au courant des activités à la fin de la semaine et de préparer une réunion performante avec l’équipe et le client, au début de la semaine suivante.

13. Chef de projet - Gérer les attentes des parties prenantes.
Vous avez déjà effectué une analyse initiale des parties prenantes lorsque vous avez défini le travail dans le processus 1 (Voir 1.1.3.2 Identifier et gérer les parties prenantes) L'analyse des parties prenantes devrait être mise à jour périodiquement pour assurer qu'elles soient engagées avec succès. Cela inclut la validation de l'importance des groupes de parties prenantes ainsi que l'intérêt que vous portez à chaque groupe. Si les parties prenantes ne sont pas engagées comme vous l'espérez, vous devriez effectuer une mise à jour ou modifier vos activités. Il est possible que vous découvriez de nouvelles parties prenantes pendant que le projet progresse. Elles doivent être prises en considération dans ce processus.
Vous devez exécuter les activités relatives au management des parties prenantes à partir de votre plan original. Les communications dans votre analyse des parties prenantes seront effectuées en tant que partie de votre plan de management des communications. Cependant, il se peut que d'autres éléments dans votre analyse des parties prenantes doivent également être exécutés.