Notre intérêt commun pour le management de projet nous conduit aujourd'hui à la technique de l'analyse des causes et des effets.

Les gens créent et résolvent des problèmes depuis des milliers d'années. Dans les dernières décennies, des techniques formelles ont été développées pour améliorer les processus de résolution de problèmes. Ces techniques peuvent être très utiles pour résoudre les problèmes majeurs qui affectent votre projet.

Cette technique de résolution de problèmes est une manière d'analyser les problèmes complexes qui semblent avoir beaucoup de causes corrélées. L’un des aspects principaux de cette technique est l'utilisation d’un diagramme de cause à effet. En raison de l'aspect du diagramme, cette technique s'appelle également un diagramme en arête de poisson. (Un autre nom que vous pourriez entendre utiliser pour cette technique est celui de diagramme d'Ishikawa. C’est le nom du professeur Kaoru Ishikawa, un professeur japonais qui a l’a utilisé pour la première fois en 1943.) Les avantages de cette technique sont les suivantes :

• Il permet d’explorer de diverses catégories de causes.

• Il encourage la créativité par un processus de tempêtes d'idées (brainstorming).

• Il fournit une image visuelle du problème et des catégories potentielles des causes.

Développer un diagramme d’Ishikawa

1. Décrivez le problème dans une boîte que vous placez au côté droit du diagramme. Ceci peut être soit le problème réel, soit un symptôme - en ce moment vous n'en êtes pas exactement sûr.

2. Dessinez une longue flèche horizontale pointant vers la boîte. Cette flèche servira d'épine dorsale à partir d’où les causes principales et mineures seront classées et reliées par catégorie.

3. Identifiez les causes potentielles et regroupez-les par catégorie principale. Créez par exemple une catégorie personnes, processus, matériel, équipement, environnement, etc. Les catégories principales sont identifiées en utilisant des techniques de tempêtes d'idées, donc à ce point, ne vous inquiétez pas s'il y a des désaccords à propos de la question si une catégorie particulière contiendra la cause potentielle ou pas. Incluez les toutes sans distinction. Veillez à laisser assez l'espace entre les catégories principales sur le diagramme de telle sorte que vous puissiez ajouter les causes mineures détaillées plus tard. Chacune de ces catégories principales sera explorée plus en détail.

4. Continuez les tempêtes d'idées regardant les causes en cherchant des explications plus détaillées pour supporter chacune des catégories principales de cause identifiées ci-dessus. Inscrivez les causes plus détaillées sur des lignes horizontales reliées aux lignes inclinées des catégories principales.

5. Parfois, les causes détaillées auront d’autres causes plus granulaires qui feront surface à ce point-ci.. Si c’est le cas, créez des lignes complémentaires reliées aux lignes détaillées. Trois niveaux de détail est la limite pratique habituelle pour ce diagramme.

6. Quand vous avez terminé la tempête d'idées pour déterminer les catégories principales et les causes potentielles détaillées, commencez à analyser les informations que vous venez de compiler. Évaluez chaque cause principale et les causes potentielles détaillées associées. Souvenez-vous que la liste originale a été compilée par une séance de tempête d'idées où toutes les idées ont été incluses. Maintenant, vous devez déterminer lesquelles sont les plus susceptibles d’être la cause (ou l’une des causes). Entourez celles qui semblent les plus prometteuses et qui devraient être étudiées plus en détail.

7. S’il n’y a pas de consensus évident sur les secteurs primaires à étudier, employez une sorte de système de vote pour déterminer formellement les choix qui ont les plus grandes chances de réussite.

8. Pour chaque élément entouré, discutez de son impact sur le problème.

9. Élaborez un plan d’action pour résoudre les causes cerclées. Rappelez-vous qu'il peut y avoir bon nombre de causes potentielles qui interagissent les unes sur les autres pour créer le problème. Le plan d’action doit expliquer ces interdépendances. S'il y a encore des causes détaillées qui sont toujours trop complexes, ou dont les informations connues sont insuffisantes, elles peuvent alors être assignées à une ou plusieurs personnes pour une analyse plus poussée en dehors de la réunion.

D'autres règles pour une session de cause à effet

Employez ces règles et techniques complémentaires dans votre session.

• Assurez-vous que chacun est d’accord sur le problème que vous essayez de résoudre. Le processus de tempête d'idées peut devenir chaotique et embrouillant si les gens essayent de résoudre de différents problèmes.

• Employez les techniques formelles de tempête d'idées pour recueillir les listes initiales des catégories principales et des causes détaillées. Toutes les idées devraient être incluses. Les discussions devrait être limitées à la compréhension seule des idées – pas à la décision concernant leur validité éventuelle.

• Il peut y avoir une tendance à sauter directement des catégories principales aux solutions. Assurez-vous que vous explorez toutes les causes principales et détaillées avant de vous diriger vers la résolution des problèmes.

• Assurez-vous que le groupe entier peut voir le diagramme en arête de poisson afin que les connexions et les relations soient visuellement évidentes pour tous.

• Ne laissez pas le diagramme devenir trop encombré. Si une catégorie commence à dominer le diagramme, elle peut être déplacée vers un deuxième diagramme.

• Faites attention aux causes détaillées qui apparaissent à plusieurs reprises dans de différentes catégories principales. Ceci peut indiquer qu'il pourrait s'agir d'une cause profonde.