Il y a un nombre de raisons qui nous poussent à planifier ces ressources de réserve à l’avance :

• Le temps est d’importance capitale. Dans un projet normal, vous demanderez du temps et des fonds supplémentaires lorsque vous remarquez que le travail prend plus de temps que vous ne pensiez au début. Si, par contre, la date d’échéance est critique et ne peut être déplacée, il se pourrait que le temps vous manquera de vous mettre à trouver de nouvelles ressources au moment où vous découvrirez en avoir besoin. Ce qu’il vous faudra en ce cas-là, c’est un plan établi au préalable qui vous indique où les trouver. Par exemple, considérons les projets Y2K d’il y a quelques années. Si vous étiez entrés dans les six derniers mois de 1999 avec une charge énorme de travail encore à accomplir, il vous aurait fallu élaborer non seulement un plan pour terminer à temps, mais aussi un autre pour vous acquérir les ressources supplémentaires qui seraient requises en cas de nécessité. Le fait d’avoir identifié au préalable les employés en interne dont vous pourriez avoir besoin et d’avoir réglé leur disponibilité éventuelle, vous permettra de réagir rapidement et effectivement lorsque vous sentez le besoin de mettre plus de ressources humaines sur votre projet.

• Un fort coût de ressource en augmentation. Il se pourrait que vous utilisiez des ressources qui sont moins chères lorsque achetées en gros, mais qui s’avèrent très chères quand elles doivent être achetées en surplus. Par exemple, si la solution que vous élaborez implique du nouveau hardware, vous remarquerez que le prix à l’unité est moins élevé lorsque vous achetez plus d’unités au même moment. Disons que vous estimez avoir besoin de 100 unités. En vue de votre incertitude d’estimation, vous pouvez choisir d’en acheter 110 plutôt, et d’en garder 10 en réserve. Votre choix sera motivé par le fait que le coût d’achat des dix unités supplémentaires est maintenant (avec la commande de gros) nettement moindre que si vous deviez les acheter plus tard par commande séparée.

• Une longue période d’attente pour des ressources spéciales. Il y a parfois une longue période d’attente reliée à l’acquisition de ressources spéciales qui sont typiquement difficiles à acquérir. Si votre projet emploie cette sorte de ressources, vous devrez les mettre en réserve en vue des avoir à votre disposition lorsque nécessaire. Par exemple, vous pourriez discuter de vos besoins éventuels bien en avance avec des sociétés de conseil pour vous assurer les services d’un nombre d’experts sur les matériaux rares par exemple, tout en étant conscient que votre spécification n’est pas encore définitive à 100%. Ces firmes peuvent alors se mettre à localiser ces personnes en avance afin de pouvoir les joindre rapidement à votre projet si nécessaire.

Sur la majorité des projets, il vous suffira de conférer avec votre commanditaire en cas de nécessité, afin de revoir le budget et les délais si vous pensez avoir besoin de plus de ressources. Cependant, sur certains projets, vous ne disposerez pas d’un tel luxe. Dans ces cas, le chef de projet devra identifier où le projet aura tendance à rencontrer des risques et établir un plan pour s’assurer qu’il y aura des ressources en réserve, disponibles quand nécessaire. Parfois, vous aurez même besoin des avoir physiquement disponibles. D’autres fois, vous devrez seulement savoir où les obtenir rapidement. Le besoin en réserves d’un projet sera généralement identifié et géré en employant le processus de gestion des risques. Les ressources en réserve répondront alors précisément à chaque risque identifié.

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Coût de la qualité. Détermination des coûts encourus pour assurer la qualité. Les coûts de prévention et d'évaluation (coût de la conformité) comprennent les coûts de la planification de la qualité, du contrôle qualité (Quality Control) et de l'assurance qualité (Quality Assurance) nécessaires pour assurer la conformité aux exigences (à savoir formation, systèmes de contrôle qualité, etc.). Les coûts d'échec (coût de la non-conformité) comprennent les coûts encourus pour retravailler les produits, composants ou processus non conformes, ceux des travaux à effectuer au titre d'une garantie, ceux des pertes, et la perte de réputation.

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White paper de la bibliothèque TenStep de savoir faire

Check your Project for These Four Warning Signs

Obviously your project is in trouble if you are missing deadlines and consistently exceeding the estimated effort and cost to get work done. However, you may have a project that actually appears to be on schedule, yet you are concerned about potential problems down the road. There are things that you can look for that will give some sense as to whether there are potential problems lurking. At this point you can’t really call them issues or problems, but they can be identified as risks that have the potential to throw your project off in the future....

Lire le white paper complet

service exclusif pour les utilisateurs inscrits

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White papers récemment incorporés aux bibliothèques TenStep (*) : 

• Espace de formation

  • "An Ounce of Training is Worth a Pound of Cure"

  • "Long, Long Ago..."

• Espace de gestion

  • "Cost Modeling - An Internal Best Practice"

  • "Peer-to-Peer Intervention Program"

  • "Hack the Hacker"

  • "Spies and Saboteurs"

  • "Multi-Skilling - An Essential Ingredient"

  • "From Over to Makeover"

  • "Organizational Fitness Profiling (OFP)"

  • "Practical Ideas!"

  • "Performance Appraisal - Management by Objectives"

  • "Electronic Performance Support Systems"
     

(*) accès restreint aux utilisateurs ayant une licence premium

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Chaque édition nous allons vous présenter deux sites web liés à la profession de chef de projet: l'un en français et l'autre en anglais.

En français : Mastère spécialisé Management par Projet http://www.eicesi.fr/formation_mastere/detail.asp?id=716750 L’objectif du Mastère est d’amener les participants à devenir des acteurs majeurs dans les stratégies et les changements en entreprises. A l’issue de la formation,
ils seront capables de tracer les contours d’un plan d’action efficace pour gérer le portefeuille de projets.

En anglais : International Organization for Standardization http://www.iso.org ISO is a network of the national standards institutes of 157 countries, on the basis of one member per country, with a Central Secretariat in Geneva, Switzerland, that coordinates the system.

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Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans la réalisation de vos projets et restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Nous vous prions d’agréer, [FIXCASE(&Titre&)ENDFIX] [FIXCASE(&Nom&)ENDFIX], l’expression de notre considération distinguée.