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3.0 Gérer l'échéancier
et le budget |
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 Si
vous avez suivi les processus
1 et
2, vous avez dès lors défini le travail (la charte du
projet, le plan de management de projet) et planifié comment
vous allez achever le travail (l'échéancier du projet, le
budget). Vous devez maintenant gérer l'échéancier et le
budget et vous assurer que le projet se terminera en
respectant l’échéancier et en restant dans les limites du
budget.
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Vous ne serez jamais un bon chef de projet si vous ne
tenez pas l'échéancier du projet à jour. Souvenez-vous que
l'échéancier du projet est seulement un livrable. Il décrit le
travail qui doit être accompli, l'ordre des activités, l'effort de
travail requis, les ressources humaines affectées, etc. Gérer
l’échéancier signifie que vous savez quel travail reste à accomplir,
qui est chargé de le faire, et quand le travail doit être fait, etc.
Diagramme de flux simplifié
L’échéancier doit représenter votre meilleure
hypothèse, à n’importe quel moment, sur la manière de terminer le
travail qui reste à faire. Plus votre projet est complexe, plus vous
devrez effectuer, au fil du temps, des changements dans votre «
meilleure hypothèse ». C'est pourquoi la gestion de l’échéancier du
projet est une compétence si essentielle. Le chef de projet doit
évaluer l'échéancier de manière continue (généralement hebdomadaire)
et déterminer l’état du projet. En vous basant sur cet état et sur
votre connaissance du travail qui reste à faire, vous devez tracer
un programme qui permette de terminer les travaux dans les limites
du budget initial et des délais fixés.
Diagramme de flux simplifié
Pour la plupart des projets, l'échéancier du projet
doit être revu de façon hebdomadaire. Pendant cette revue, le chef
de projet fait concorder l'échéancier avec l’état actuel du travail
accompli et celui en cours. Le travail qui reste à faire doit être
évalué, afin de vérifier si le projet pourra être accompli en
respectant les estimations initiales de l'effort de travail, du
coût, et de la durée. Si cela est possible, vous êtes sur la bonne
voie. Sinon, le chef de projet doit entreprendre des actions
correctives.
De toutes les qualifications exigées pour gérer un
projet, la gestion de l'échéancier du projet est peut-être la plus
fondamentale. Suivant la dynamique du projet, le chef de projet peut
être amené à utiliser constamment son expérience et sa créativité
pour réaliser le projet conformément aux attentes. Pendant une
semaine, tout peut bien se dérouler. Puis, la semaine suivante, vous
pouvez avoir des tâches qui sont en retard et des problèmes majeurs
qui surgissent. Si une activité placée sur le chemin critique accuse
un retard d’une semaine, le chef de projet ne peut pas se permettre
de se croiser les bras et de laisser le projet entier prendre une
semaine de retard. Il doit évaluer le personnel et les options
disponibles, et remettre le projet sur la bonne voie. Si vous êtes
doué, la gestion de l'échéancier du projet peut être un des aspects
les plus motivants et les plus gratifiants du management de projet.
En revanche, si vous n’avez pas le goût du travail détaillé que cela
demande, vous finirez par trouver difficile de devenir un chef de
projet qui réussit.
Lors du processus
1. Définir le
travail, vous
ne définissez pas seulement les caractéristiques du projet, mais
également votre plan global de management de projet. Cela inclut les
processus pour la gestion du contenu, des risques, des
communications, de la qualité, etc.
Une fois le projet en cours, tous les processus
de
gestion du projet sont intégrés dans ce processus réservé à la
gestion de l’échéancier et du budget. L’intégration se fait à ce
niveau en raison de la philosophie primordiale de la méthodologie
TenStep : « Ce qui figure dans l'échéancier du projet est à
accomplir !
» En d’autres termes, tout le travail du projet doit
figurer dans l'échéancier du projet, et si une activité n’y est pas,
elle ne devrait pas être effectuée.
L'échéancier du projet est le point central du
management de projet, et tous les processus de gestion de projet y
sont intégrés. Il doit y avoir des activités et du temps inscrits
dans votre échéancier pour les communications, la gestion du contenu,
la mise à jour l'échéancier du projet et d’autres activités de
gestion. L'intégration s'effectue lorsque le cycle de vie et les
processus de management du projet coïncident. Considérons les
exemples suivants :
-
Une grande modification du
contenu est approuvée, ce qui implique un plus grand effort de
travail et plus de coûts. Il s’agit d'un exemple typique
d'intégration du travail de management de projet et du
cycle de vie du projet. L’impact se reflète dans la mise à jour
de l'échéancier du projet et du budget.
-
Vous identifiez des risques et
vous élaborez un plan de gestion des risques pour les gérer.
Vous communiquez ce plan à toutes les parties prenantes
intéressées pour une réaction en retour. Il s’agit d’une
intégration de la gestion des risques et de celle des
communications. Étant donné que tout ce travail demande du temps
et de l’effort, les activités apparaissent dans l'échéancier du
projet et l’intégration a lieu durant l’exécution de ce
processus.
-
Vous avez un problème majeur
concernant la mauvaise qualité. Vous activez le processus de
gestion des problèmes majeurs et toutes les activités
appropriées sont intégrées à l'échéancier. Pour résoudre ce
problème, vous décidez de collecter plus d’indicateurs de
performance (métriques) et les activités de collecte des
indicateurs sont ajoutées à l'échéancier du projet. L’analyse de
ces indicateurs entraîne des changements au niveau de vos
processus de travail et entraîne des activités supplémentaires
de contrôle qualité. Vous communiquez les informations à toutes
les parties prenantes impliquées, afin de gérer leurs attentes.
Tout ce travail doit apparaître dans votre échéancier et dans
votre budget.
Tout le travail du projet doit figurer dans
l'échéancier et le budget. De ce fait, ce processus est celui où le
projet est géré et contrôlé; c'est le lieu où toutes les activités
du cycle de vie et de la gestion du projet sont planifiées,
exécutées, suivies et intégrées.
L’échéancier constitue le point de coordination
central de la gestion et du contrôle du projet. Une fois le projet
défini et planifié, l’exécution effective du projet peut commencer
et les livrables du projet peuvent être créés. Cet ensemble
d’activités est aussi appelé le cycle de vie du projet, qui est
délimité par deux événements : une réunion de lancement du projet
qui marque le démarrage officiel du projet, et un ensemble
d’activités de clôture qui marquent la fin officielle du projet.
Pour plus de détails voir
3.1.3.1 Lancement du projet et
90.0 Clore le projet.
3.1 Gérer l'échéancier et le budget / Processus
3.2 Gérer l'échéancier et le budget / Techniques
3.3 Gérer l'échéancier et le budget / Références rapides
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