L'une des raisons pour laquelle il est difficile de hiérarchiser le travail dans votre portefeuille est qu'il est difficile et fastidieux de comparer les différents types de projets. Comment pouvez-vous comparer facilement les projets du Département des Finances avec ceux des Ventes, de Fabrication, RH et TI ? Tous ont quelques bénéfices à rapporter mais ce n'est pas facile de savoir quels sont ceux qui ont le plus de valeur et quels sont ceux qui sont les plus alignés.
L'une des méthodes susceptible d’effectuer cette comparaison des projets est d'exiger que chacun soit décrit et justifié et ce, en utilisant un ensemble commun de documentation. Le document clé est le dossier d'affaires, aussi appelé "Business Case". Il décrit les raisons et justifications du projet basées sur les coûts estimés, les risques impliqués et les futurs bénéfices et valeur attendus. La personne qui va ultimement commanditer l'initiative devrait être celle qui est responsable du dossier d'affaires.

• Nom du projet. Il s'agit d'un nom d'une seule ligne et on peut choisir de normaliser les noms pour des types de travail similaires.

• Description du projet. Il s'agit d'une brève description de ce qui est proposé. Tenez vous en à deux paragraphes au maximum mais assurez vous aussi qu'ils fournissent suffisamment d'informations afin que d'autres puissent comprendre le travail qui est proposé.

• Hypothèses. Dressez une liste des circonstances et événements qui doivent survenir pour que le travail soit un succès. Les hypothèses sont supposées vraies même si elles ne sont pas à 100% des faits. Il y a une certaine incertitude mais le dossier d'affaires “présume” que certaines choses sont vraies dans un but de planification et de définition.

• Risques. Dressez une liste des circonstances et événements qui pourraient affecter le succès du projet. Les risques ont une probabilité d'occurrence mais cela n'est pas une garantie. Les risques sont généralement perçus comme des éléments détestables qui ont un impact négatif sur le projet. Il est important de connaître les risques du projet afin qu'ils puissent être éliminés, minimisés, maitrisés, transférés ou évités.

• Modèle financier. Votre organisation doit créer un modèle financier commun pour tous les projets (ROI, EVA, etc.). Ceci est extrêmement important si vous allez comparer les projets sur une base comparable. Vous pourriez avoir plus qu'un seul modèle financier mais quoique vous décidez, il doit être utilisé pour tous les projets du portefeuille.

• Bénéfices d'affaires estimés. Vous devez essayer de déterminer les bénéfices tangibles et intangibles selon votre modèle financier commun. Quelques bénéfices d'affaires peuvent être indirects. Cependant les bénéfices devraient être aussi mesurables que possible afin de pouvoir comparer avec un maximum d’exactitudes différentes propositions de projets.

• Coût estimé. Fournissez une estimation des coûts la plus précise possible. Votre département peut établir une norme du niveau de précision requis. En ce qui concerne le dossier d'affaires, vous pourriez chercher une estimation des coûts avec une variance entre 35% et 50%.

• Alignement. Validez l'alignement en spécifiant comment ce travail contribue et s'aligne aux buts, objectifs et stratégie. Votre organisation devrait avoir un modèle prédéfini et un procédé de classement commun d'alignement afin de comparer efficacement les projets.

• Le travail est-il nécessaire? Signalez-le si vous ressentez que ce travail est essentiel. Quelques travaux pourraient être exigés pour des raisons légales ou réglementaires même s'ils ne sont pas alignés et sont dépourvus de bénéfices.

• Urgence. Décrivez le calendrier exigé du projet. Quelques projets doivent commencer à un moment précis. Quelques projets doivent être achevés à un certain moment. D'autres projets peuvent être exécutés n'importe quand durant l’année suivante.

• Conséquences de ne pas effectuer le travail cette année. Décrivez les conséquences qui peuvent découler du fait de ne pas l’effectuer. Dans plusieurs cas, c'est aussi important à connaître que les bénéfices pour la société et son alignement. Quelques travaux ont une grande valeur pour le département mais ne sont pas urgents. Selon les priorités et le financement disponible, quelques travaux bénéfiques et alignés pourraient être reportés à une année ultérieure.

Les dossier d'affaires devraient contenir les informations suivantes :Ceci pourrait donner l’impression que cela fait beaucoup de travail. Cela est possible. Cependant, le dossier d'affaires est utilisé pour distinguer entre les projets qui obtiennent un financement et ceux qui ne l'obtiennent pas . Il est alors important de dépenser les plus grands efforts dans le dossier d'affaires. Si vous n'effectuez pas un bon travail sur ce document, votre projet pourrait être défavorisé par rapport aux autres projets bénéficiant d‘informations plus appropriées et plus détaillées.