A ce niveau, vous avez créé une liste du travail que vous allez proposer pour le portefeuille de la prochaine année. Maintenant vous devez déterminer quelles sont les exigences du travail qui soient susceptibles d’avoir une plus grande importance. Pour le moment, vous n'avez pas suffisamment d'informations pour prendre ce genre de décisions. Vous pouvez pressentir la valeur d'une partie du travail, mais vous ne disposez pas d'informations suffisantes pour comparer les avantages respectifs des différentes initiatives du travail, et vous ne connaissez pas l'importance relative d'un type de travail ou d'un projet par rapport à un autre.

Les informations requises pour prendre les décisions concernant la hiérarchisation du travail proviennent de deux sources. D'abord, un document de proposition de valeur de haut niveau est préparé pour chaque initiative différente. Ce document fournit un aperçu de haut niveau de la valeur globale, du coût et de l'alignement de l'initiative. La seconde partie est un cas d'affaires (Business Case) plus détaillé, particulièrement pour les projets qui vous permettront de comparer la valeur relative aux opportunités concurrentes.

Certains pensent que les propositions de valeur représentent une perte de temps puisque le travail important doit créer un cas d'affaires exhaustif. Cependant, la proposition de valeur est actuellement un très bon document dans le processus de hiérarchisation pour les deux raisons suivantes :

• La majorité des informations dans la proposition de valeur peut être reportée dans le cas d'affaires (Business Case).

• Il faudra un cas d'affaires complet pour prendre la décision finale concernant la viabilité de chaque projet. Si vous n'avez pas développé auparavant une courte proposition de valeur, vous pourriez avoir besoin de développer un cas d'affaires exhaustif pour chaque projet potentiel. Cela susciterait beaucoup de travail supplémentaire pour des projets qui ne seraient pas sélectionnés. La proposition de valeur vous permet d'éliminer des initiatives de valeur inférieure sans avoir besoin d'élaborer une évaluation et une validation économique exhaustive comme l'est un cas d'affaires (Business case).

Les individus proposant le travail devraient compléter les documents de propositions de valeur. Ceux-ci sont des documents de haut niveau comportant une page ou deux. Les propositions de valeur devraient contenir les informations suivantes :

• Nom du travail. C'est un nom occupant une seule ligne et on peut choisir de normaliser les noms pour des types de travaux similaires.

• Brève description du travail. Tenez-vous-en à quelques paragraphes seulement tout au plus, mais aussi assurez-vous que cela fournit suffisamment d'informations de manière à ce que les autres comprennent sans difficulté ce qui est proposé.

• Catégories d'équilibrage. Spécifiez comment ce travail est-il classé selon les catégories d'équilibrage que vous avez déjà définies dans le processus de Catégorisation.

• Bénéfice d'affaires. Décrivez les bénéfices d'affaires à haut niveau que le projet apportera à la société. Si vous avez des chiffres solides, veuillez les mettre ici. Sinon, décrivez les bénéfices de la société en termes d'opérations permanentes, d'amélioration des processus, de nouveaux produits ou marchés, de revenus croissants, de réduction des coûts, de satisfaction clients croissante, etc.

• Effort et coût estimés. L'estimation se fait à deux niveaux - haut niveau à présent et plus précis plus tard. Le haut niveau d'estimation est préconisé en ce moment même. Néanmoins, si vous disposez déjà d'estimations solides et détaillés, ne tardez pas à les divulguer : cela vous épargnera du temps par la suite. Le niveau de précision requis pour les estimations des propositions de valeur varie entre -50% et +100%. Voici un exemple: supposons que le travail coûtera au terme de la réalisation du projet, 100.000 €. Votre estimation à ce moment pourrait varier entre 50.000 € et 200.000 €. Il s'agit d'une estimation approximative qui informe les cadres supérieurs que le travail coûtera bien plus que 10.000 € mais que les frais seront aussi bien inférieurs à 500.000 €. Peut-être aurez-vous à estimer la charge de travail en heures/personne, mais cela sera finalement converti en coût pour la proposition de valeur.

• Alignement. Validez l'alignement en spécifiant comment ce travail contribue et s'aligne aux buts, objectifs et à la stratégie de votre département.

• Le travail est-il nécessaire? Spécifiez-le si vous sentez que ce travail est nécessaire.

• Urgence / conséquences découlant du fait de ne pas effectuer le travail cette année. Présentez les conséquences découlant du fait de ne pas effecteur le travail. Dans plusieurs cas, c'est aussi important d’avoir une idée sur les bénéfices d'affaires et sur l'alignement. Selon les priorités, certains travaux ayant une grande valeur, pourraient être reportés à l’année suivante. Il pourrait aussi être utile de commenter les conséquences pouvant découler de la non réception du financement complet pour cette année.

Dans quelques cas, la personne élaborant la proposition de valeur peut décider d’interrompre ce travail. Cela va se produire pour certains travaux au fur et à mesure que le niveau de diligence augmente et que le requérant se rend compte que ses chances d'obtenir le financement sont très faibles. Par exemple, compte tenu des coûts et des bénéfices rapportés par le travail envisagé, ou d'un alignement douteux avec la stratégie de la compagnie, le requérant peut réaliser lui-même que le travail n’a plus de sens. Dans plusieurs cas, ce genre de déficiences n'est pas découvert lorsque le travail est au niveau de la conception, mais quand on vous demande de réfléchir sur le projet avec plus de diligence, vous réalisez que le travail proposé n’a aucune chance d’être viable.

Une autre raison qui peut conduire à éliminer quelques initiatives de la liste des travaux proposés résulte de la charge de travail que représente l'ensemble des travaux demandés. Par exemple, supposons que votre département demande dix projets et que, après la proposition de valeur, vous pensez encore que tous les dix projets sont viables. Cependant, en raison de diverses contraintes, vous savez qu'il y a peu de chances d'obtenir l'approbation d'un tel nombre de projets simultanément. Vous allez alors éliminer ceux qui sont moins prioritaires et essayer d'obtenir l'approbation disons de vos cinq projets les plus importants.