Aucune organisation (entreprise, département, organisme public, etc.) n'a suffisamment de ressources (humaines, financières, techniques, etc.) pour satisfaire en même temps tous ses besoins d'affaires. Et ce, même si tous les facteurs sont favorables. Cela est particulièrement vrai si les circonstances sont moins favorables. Même si votre organisation est l'une des rares entreprises qui dispose de tout l'argent nécessaire, vous n'avez probablement pas la capacité en ressources humaines pour effectuer tous les travaux que vous aimeriez faire. La méthode la plus courante pour affecter des ressources rares à des besoins potentiellement illimités est celle de hiérarchiser les demandes de ressources pour s'assurer l’approbation et la libération des fonds pour les travaux apportant le plus grand profit à l'organisation.

La Méthodologie TenStep de Management de Projet ("Méthodologie TenStep" ou "TenStep") vous enseigne comment gérer (planifier et piloter) un projet de manière pro- active. Cependant, cela suppose l'existence d'un projet à gérer. Chaque organisation dispose de procédures (ou processus) pour identifier et autoriser les projets. La méthodologie TenStep appelle "Démarrage du projet", les processus visant à l'identification et l’autorisation des projets.

Chaque organisation possède un processus pour le démarrage du projet. Généralement il y a deux occasions lors desquelles le démarrage de projets est invoqué. L'une d’elles est la planification annuelle, durant laquelle on fixe les buts, les objectifs, et les stratégies pour une période de un à trois ans. Par la suite, chaque organisation suit un certain processus permettant d'identifier et autoriser l'ensemble des travaux à réaliser durant l’année suivante pour permettre d’atteindre ces buts, réaliser ces objectifs et mettre au point ces stratégies.

En plus du processus de planification annuelle, il y a toujours des travaux non prévus et non planifiés qui se présentent durant l'année en cours. Chaque organisation doit donc avoir ses propres moyens qui lui permettent de classer par priorité et insérer ce nouveau type de travail.

TenStep propose un référentiel complet permettant l'identification et l'autorisation des travaux. Ce modèle est appelé PortfolioStep, référentiel pour la gestion de portefeuille (www.PortfolioStep.com). Ce référentiel est expliqué à haut niveau dans cette section " 0.0 Démarrage du Projet " afin d'illustrer l'arrière plan et le contexte de la naissance d'un projet. Ce n'est qu'une fois qu'un projet est autorisé et prêt à démarrer que s'enclenche les processus 1 à 10 de la Méthodologie TenStep de Management de Projet.

Le management de portefeuille est utilisé pour s'assurer que l'organisation affecte les ressources rares aux travaux apportant la plus grande valeur pour l'organisation et que rien d'autre, à part ces travaux, ne sera approuvé et réalisé. La logique veut que le management de portefeuille soit appliqué à toute la compagnie, ou une partie de celle-ci, de la même façon, par exemple une direction ou un département.

Les managers qui ont du mal à comprendre comment leurs budgets sont dépensés et qui ne peuvent prouver que leurs travaux sont ceux qui ont le plus de valeur, risquent de se trouver en proie au malaise et au doute un jour ou l’autre. La gestion de portefeuille permet à votre organisation de répondre aux questions les plus fondamentales et les plus complexes, concernant le travail accompli et la valeur produite.

Le processus de management de portefeuille, a un cycle de vie qui consiste en quatre phases ou activités séquentielles: préparer, planifier, exécuter et récolter (les résultats). Ces quatre phases se décomposent à leurs tours en dix étapes référencées par ce processus PortfolioStep:

0.1 Préparer le travail du portefeuille

0.2 Planifier le travail du portefeuille

• 0.2.1 Rédiger la proposition de valeur

• 0.2.2 Créer le dossier d'affaires

• 0.2.3 Mener une étude de faisabilité

0.3 Exécuter le travail du portefeuille

0.4 Récolter les bénéfices du portefeuille

• Avant de démarrer un projet il faut suivre un processus permettant d'identifier les travaux potentiels, les hiérarchiser, s'assurer que les travaux approuvés sont importants pour l'organisation et que les moyens financiers seront disponibles, etc. Chaque organisation a un processus quelconque qui fait ce travail d'avant-scène

• Dans le modèle TenStep, ce travail est accompli dans un contexte global de management du portefeuille de projets

• Le cadre du management de portefeuille est appelé PortfolioStep

• Le modèle de management de portefeuille est expliqué à haut niveau dans la cette section " 0.0 Démarrage du projet ". Pour plus de détails sur ces référentiel, veuillez consulter www.PortfolioStep.com